Beneficjenci uzyskując informację na temat zakwalifikowania ich wniosków do dofinansowania, są często przekonani, że udało im się przejść najtrudniejszy etap. Tymczasem wielokrotnie okazuje się, że to, co najtrudniejsze dopiero przed nimi.
Nadrzędną sprawą, o której zapomina wielu Beneficjentów jest świadomość tego, że przyznane w ramach bezzwrotnej dotacji środki są środkami publicznymi. Dotacje mogą pochodzić z różnych źródeł, takich jak budżet państwa, budżet jednostek samorządu terytorialnego (gmin, powiatów, województw) czy fundusze Unii Europejskiej – niemniej jednak każde z tych źródeł jest związane z finansami publicznymi.
Jeżeli zatem przyznane środki są środkami publicznymi każdy Beneficjent decydując się na podpisanie umowy o dofinansowanie przyjmuje na siebie obowiązek ich ponoszenia zgodnie z zasadami wydatkowania środków publicznych. Najważniejsze z nich to:
- zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawami budżetowymi, ustawą o finansach publicznych, ustawą o zamówieniach publicznych oraz innymi przepisami sektorowymi,
- zgodność z dokumentacją konkursową, przede wszystkim umową o dofinansowanie i jej załącznikami oraz wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków,
- wydatkowanie na realizację określonych celów, zgodnie z założeniami zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie i opracowanego budżetu,
- wydatkowanie w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- zapewnienie prawidłowej ścieżki audytu (właściwe udokumentowanie: faktury, umowy, raporty i inne dowody),
- zgodność z zasadą konkurencyjności, czyli wybór dostawców i wykonawców w sposób wolny od konfliktów interesów (upublicznianie zapytań ofertowych, wybór najkorzystniejszej oferty, brak powiązań),
- działanie z należytą starannością i odpowiedzialnością za podejmowane decyzje finansowe.
Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla zapewnienia wydatkowania środków publicznych w sposób transparentny, efektywny i zgodny z prawem, co przyczynia się do realizacji celów publicznych i budowania zaufania obywateli do instytucji publicznych.
Skoro środki z dotacji są środkami publicznymi i ich wydatkowanie musi opierać się o obowiązujące przepisy i wytyczne, nieodłącznym elementem prawidłowego systemu realizacji projektów jest również proces ich kontroli.
Kontrole prawidłowości wydatkowania przyznanych środków są wieloetapowe na poziomie różnych instytucji krajowych i unijnych. Do prowadzenia kontroli uprawnione są takie podmioty jak: Instytucje Pośredniczące, Wdrażające, Zarządzające, Certyfikujące, Urzędy kontroli Skarbowej, Najwyższa Izba Kontroli, Urząd Zamówień Publicznych, Regionalne Izby Obrachunkowe, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, Komisje Rewizyjne.
Taki zbudowany system ma na celu zapewnienie wykorzystywania środków zgodnie z przeznaczeniem i obowiązującymi przepisami.
Okres realizacji projektów waha się z reguły od 6 miesięcy do 3-4 lat. Jest to zatem wystarczająco długi okres na popełnianie pomyłek czy niedopełnienie obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów.
Zdecydowana większość kontrolerów jednoznacznie stwierdza, że najwięcej błędów przy realizacji projektu jest wynikiem nieznajomości dokumentacji konkursowej, podpisanej umowy, aktualnych wytycznych czy samego wniosku o dofinansowanie.
We wcześniejszych artykułach podkreślaliśmy jak ważne przed rozpoczęciem realizacji projektu jest prawidłowe przygotowanie się do tego procesu – szczegóły w artykule „JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO REALIZACJI I ROZLICZANIA PROJEKTU DOTACYJNEGO”.
W celu zminimalizowania ryzyka popełnienia błędów w trakcie realizacji projektu zebraliśmy poniżej te najczęściej popełniane przez Beneficjentów:
- Nieznajomość/ dokumentacji projektowej skutkująca niedotrzymaniem zobowiązań wynikających z podpisanej umowy o dofinansowanie.
- Nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa np. kodeksu pracy w związku z zatrudnianiem pracowników do projektu, prawa budowlanego i wymaganych pozwoleń w zakresie projektów budowlanych czy ustawy o finansach publicznych w zakresie prowadzenia księgowości i ponoszenia wydatków.
- Brak świadomości wykorzystywania środków publicznych a co za tym idzie obowiązku stosowania przepisów związanych z wykorzystywaniem środków publicznych.
- Składanie nieprawdziwych oświadczeń na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie oraz w trakcie jej realizacji, np. w zakresie zatrudnienia, przychodów, rozliczeń z ZUS i US, statusu czy powiązań z innymi podmiotami.
- Brak terminowego złożenia harmonogramu płatności (najczęściej w terminie 14 dni od podpisania umowy), który nakłada na Beneficjenta obowiązek zaplanowania finansowania całego projektu.
- Ewidencja księgowa. Niepoinformowanie księgowości o realizacji projektu – brak wyodrębnionej ewidencji księgowej na potrzeby realizacji projektu (w zależności od rodzaju prowadzonej księgowości: kosztów, wydatków, przychodów, kodu księgowego, aneksu do polityki rachunkowości), błędy w dekretach księgowych, błędy w dokumentach wewnętrznych np. dokumenty OT.
- Nieprawidłowe opisywanie dokumentów księgowych lub brak wymaganych opisów.
- Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji projektowej (niezgodność z umową o dofinansowanie, dostęp nieuprawnionych osób, brak zasad archiwizacji dokumentacji).
- Wyodrębnione konto do obsługi zaliczki – brak rozliczenia z wygenerowanych przychodów w związku z oprocentowaniem konta, wykonywanie przelewów na inne rachunki niezwiązane z projektem, opłacanie wydatków niekwalifikowalnych itp.).
- Dokonywanie płatności w ramach projektu gotówką zamiast za pośrednictwem rachunku bankowego bez uwzględnienia dopuszczalnych limitów i konsultacji z Instytucją – co do zasady dla przejrzystości wykonywanych transakcji wymagane są płatności za pośrednictwem rachunku bankowego. Instytucje dopuszczają płatności gotówkowe w przypadku, gdy jednorazowa wartość transakcji nie przekracza równowartość dopuszczonego w danym roku limitu transakcji gotówkowych. Dobrą praktyką jest wcześniejsza konsultacja z Instytucją w celu upewnienia się czy gotówkowa forma zapłaty będzie zakwalifikowana.
- Mylenie możliwości odliczenia podatku VAT od kwalifikowania podatku VAT.
- Brak regularnej oceny postępu prac i jego zgodności z założeniami co umożliwi szybką reakcję w celu wprowadzenia działań naprawczych.
- Niekompletność dokumentacji projektowej umożliwiająca zachowanie prawidłowej ścieżki audytu.
- Podwójne finansowanie tych samych wydatków (wydatki sfinansowane z innych programów współfinansowanych ze środków UE i innych środków publicznych lub podwójnie wpisane do różnych wniosków o płatność co nie zostało wychwycone przez system ani osoby weryfikujące).
- Brak raportów okresowych wymaganych umową o dofinansowanie, raportów z prac B+R, raportów do GUS, raportów z wdrożenia wyników prac.
- Błędne decyzje związane z ustaleniem procedury wyboru wykonawców (brak podziału wszystkich wydatków w projekcie na zamówienia, sztuczny podział zamówień).
- Błędy w procedurze wyboru wykonawcy dla zamówień powyżej 50 000,00 zł netto realizowanych za pomocą bazy konkurencyjności (z uwagi na złożoność błędów i procedur dla tego tematu zostanie przygotowany odrębny artykuł).
- Nieprzestrzegania zasad bezstronności i równości w wyborze wykonawców, udzielanie zamówień podmiotom powiązanym lub podmiotom w stosunku, do których zachodzi uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, pomijanie procedur wymaganych umową o dofinansowanie.
- Niedopełnienie obowiązków w zakresie wprowadzenia zmian do projektu (umowa o dofinansowanie określa w jaki sposób, kiedy i jakie zmiany należy zgłaszać do Instytucji).
- Nieprzestrzeganie okresu kwalifikowalności wydatków (ponoszenie wydatków przed lub po okresie kwalifikowalności, szczególnie wydatków związanych z zapłatą składek od wynagrodzeń we wnioskach końcowych). Jeżeli Beneficjent decyduje się na rozpoczęcie realizacji projektu po złożeniu wniosku o dofinansowanie czyli przed podpisaniem umowy ma obowiązek stosowania wszystkich przepisów i wytycznych jakie nakłada umowa o dofinansowanie, aby jego wydatki mogły zostać uznane za kwalifikowalne.
- Błędy w zakresie rzeczowym projektu.
✔ Brak realizacji pełnego zakresu zaplanowanych w projekcie prac, brak terminowego zgłaszania koniecznych do wprowadzenia zmian, samodzielne wprowadzanie zmian bez zgody Instytucji, kontynuowanie realizacji projektu pomimo braku zasadności (dotyczy projektów badawczych).
✔ Brak logiki w realizacji zaplanowanych działań np. zatrudnienie pracowników i wypłacane im wynagrodzenia w ramach projektu bez zakupu sprzętu, na którym mieli pracować, sztuczne wydłużanie lub niezasadne skracanie długości realizacji zadań adekwatnie do rzeczywistych potrzeb, brak zatrudnienia kluczowych pracowników itp.
- Błędy w zakresie finansowym realizowanego projektu. Przekraczanie dozwolonych limitów wydatków w ramach danych kategorii, nieprzestrzeganie dopuszczalnych w umowie % przesunięć, wnioskowanie o wyższe niż wynika z umowy dofinansowanie.
- Sprawozdawczość w systemie SL: brak aktualizacji bazy personelu, brak terminowego składania wniosków, brak wniosków sprawozdawczych, brak aktualizacji harmonogramu płatności.
- Wskaźniki produktu i rezultatu. Nieosiąganie zaplanowanych wskaźników na zakończenie projektu lub w okresie trwałości, brak wniosków o zmiany w zakresie problemów z osiągnięciem lub utrzymaniem wskaźników (głównie wskaźniki dotyczące zatrudnienia i osiągania przychodów).
- Niewywiązanie się z deklaracji związanych z politykami horyzontalnymi (zasada równości szans kobiet i mężczyzn oraz niedyskryminacji, zrównoważonego rozwoju).
- Brak realizacji obowiązków w okresie trwałości projektu związanych z utrzymaniem osiągniętych wskaźników, składaniem oświadczeń z okresu trwałości, osiągnięciem założonych w okresie trwałości wskaźników, zgłaszania istotnych zmian w projekcie: w zakresie wymiany sprzętu, przekształcenia, zmiany danych i osób kontaktowych.
- Niedopełnienie obowiązków związanych z działaniami informacyjno – promocyjnymi (brak oznaczenia dokumentacji projektowej, strony www, tablic informacyjnych, materiałów promocyjnych, stosowanie nieaktualnych wzorów, błędne informacje w zakresie przyznanego dofinansowania czy okresów realizacji itp.).
W zależności od wykrytych nieprawidłowości i błędów może dojść do różnego rodzaju konsekwencji od najłagodniejszych związanych z pomniejszeniem wnioskowanej kwoty o wydatek niekwalifikowalny (w przypadku wniosku o płatność z refundacją), poprzez wezwanie do zwrotu nieprawidłowo wydatkowanej kwoty wraz z odsetkami, po rozwiązanie umowy o dofinansowanie oraz wykluczenie z prawa do otrzymywania dotacji. Poważną konsekwencją jest także zakaz pełnienia funkcji związanych z dysponowaniem środkami publicznymi czy kara grzywny. W skrajnych sytuacjach nieuczciwym Beneficjentom grozi nawet kara pozbawienia lub ograniczenia wolności.
Warto zatem dobrze przygotować się do rozpoczęcia realizacji projektu, zapoznać się z najczęściej popełnianymi błędami przez Beneficjentów, wykorzystywać dostępną wiedzę i doświadczenie innych podmiotów w zakresie prawidłowej realizacji projektu, aby unikać niepotrzebnych konsekwencji i strat finansowych.
