Niniejszy artykuł można by skrócić do jednego zdania, którego treści każdy mógłby się domyślić: zaliczka ma miejsce w sytuacji gdy instytucja pośrednicząca przelewa nam dofinansowanie zanim jeszcze poniesiemy koszty, z kolei refundacja następuje dopiero kiedy niniejsze koszty poniesiemy i odpowiednio je rozliczymy. Chciałbym jednakże szczegółowo opisać każdą z form.
Maksymalna wartość zaliczki (w konkursach organizowanych przez PARP) wynosi zazwyczaj 40% wysokości kwoty dofinansowania, jednak w konkursach B+R organizowanych m.in. przez NCBiR może sięgnąć ona aż do 90%. Z reguły zaliczkę wykorzystuje się aby rozpocząć projekt bez udziału własnych środków, z których należy jedynie pokrywać wysokość VAT odpowiadającą fakturom kosztowym, dopóki zaliczka się nie skończy. Zakładając, iż firma realizuje projekt o wartości kosztów kwalifikowalnych (kosztów netto) równej 1.000.000 PLN i dofinansowaniu wynoszącym 70%. Wówczas sprawa wygląda następująco:
Po podpisaniu umowy wnioskuje się o wypłatę zaliczki na konto. Jej maksymalna wysokość to 40% z całości dofinansowania tj. 700.000 PLN, tak więc można wnioskować o wypłatę maksymalnie 280.000 PLN. Po rozliczeniu zaliczki dofinansowanie wypłacane będzie na zasadach refundacji, czyli najpierw ponosi się wydatek, a następnie wnioskuje o zwrot należnego dofinansowania.
Odnosząc się do refundacji – przede wszystkim nie należy się jej obawiać. Wielu przedsiębiorców kieruje się obawą, iż popełnią oni błąd formalny, który zablokuje możliwość późniejszej wypłaty środków. Odpowiednie rozliczenie (zarówno zaliczki, jak i refundacji) polega na przedłożeniu faktur zakupowych, potwierdzeń płatności z bankowości elektronicznej w terminie zgodnym z terminem zadania wpisanym we wniosku, podpisanych protokołów zdawczo – odbiorczych oraz zdjęć zakupionych przedmiotów.
Instytucji wypłacającej środki zależy, aby je Wam wypłacić, ponieważ sama rozliczana jest z tempa przekazywania środków przedsiębiorcom! Środki niewydatkowane przez Polskę do końca 2023 roku będą musiały zostać zwrócone UE, tak więc przy zachowaniu odpowiednich formalności nie ma się czego obawiać.
Czas wypłaty środków uzależniony od relacji z opiekunem projektu oraz polityki Instytucji Pośredniczącej. Z własnego doświadczenia możemy dodać, iż wypłaty są bardzo sprawne w przypadku, w którym IP zamykają jest kwartał lub rok obrotowy.
Ponadto, szczegółowe daty wypłaty środków unijnych określona harmonogram wypłat Banku Gospodarstwa Krajowego. Pozwoli on nam zarządzić Cash Flow w kontekście realizowanego projektu.
