Spis treści, czyli: z tego artykułu dowiesz się:
- Czym są kontrole projektu?
- Jakie są rodzaje / tryby kontroli projektu?
- Na co warto zwracać uwagę przygotowując się do kontroli?
Kontrola projektu to normalny element realizacji projektu.
Ogromne środki finansowe, które Wasza firma może otrzymać wymagają kontroli ich wydatkowania. Do kontroli nie należy zatem podchodzić jak do jakiegoś szczególnie przykrego czy kłopotliwego wydarzenia. Jest ona wyzwaniem, zwłaszcza gdy jest to pierwszy projekt w Waszej firmie, ale pomożemy Wam przez nią przejść.
Kontrola może skupiać się na etapie realizacji projektu, może też być realizowana po złożeniu wniosku o płatność końcową albo może mieć formę kontroli trwałości.
Wielokrotnie przeprowadzaliśmy naszych Klientów przez kontrole. Zależy nam na tym, by pokazać Wam, jak przejść przez cały proces bez stresu i z zachowaniem czasu na wszystkie bieżące działania firmy. Jest to jak najbardziej osiągalne, wymaga jednak zastosowania się do kilku wskazówek.
Oto kilka praktycznych rad:
Kontrole – różne podstawy
Kontrole w projektach unijnych mogą być prowadzone na dwóch podstawach:
- ustawowe: kontrole na podstawie art. 23 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020,
- kontraktowe: kontrole na podstawie zapisów umowy o dofinansowanie.
Kontrole – różne tryby
- Kontrola planowa:
Kontrola planowa to najbardziej powszechny z trybów prowadzenia kontroli – jest ona zapowiedziana z kilkudniowym wyprzedzeniem. Kontrola planowa może przybrać formę kontroli stacjonarnej (na miejscu) lub może być przeprowadzona zdalnie. Wniosek o kontrolę zdalną nie musi wynikać jedynie z faktu pandemii.
Czas, jaki mamy od zapowiedzi do kontroli jest określony w umowie w treści umowy o dofinansowanie. Wyprzedzenie to wynosi zwykle minimum 5 dni.
Pamiętajmy, że taka kontrola może w większości przypadków (zgodnie z prawem pracy) stanowić uzasadnienie odwołania pracownika z urlopu, jeśli jest to pracownik odpowiedzialny za zadania związane z projektem. W kontekście wspomnianego informowania o kontrolach z wyprzedzeniem ważne jest, by pamiętać, że odwołanie pracownika z urlopu jest dopuszczalne tylko gdy następuje z przyczyny ważnej i nieznanej pracodawcy przez rozpoczęciem urlopu.
Jeśli napotkamy przeszkody w poddaniu się kontroli w podanym przez instytucję terminie istnieje możliwość zwrócenia się z prośbą o ustanowienie terminu zastępczego, czyli w praktyce po prostu następnego terminu kontroli.
Prośba o nowy termin musi być uzasadniona. To o tyle ważne, że jest to prośba (wniosek), więc nie daje ona automatycznie, z mocy prawa, gwarancji zmiany terminu. Ostateczna decyzja należy do kontrolujących. Musimy ich do tej zmiany przekonać swoim wnioskiem. Oczywiście zawsze służymy w tym zakesie radą i pomocą, ale to Wy jako beneficjenci dotacji i właściciele projektu decydujecie, czy przygotowanie do kontroli bierzecie w 100% na siebie, czy (i w jakim zakresie) potrzebna będzie nasza pomoc.
Istnieją 2 najczęściej spotykane typy uzasadnień:
- nieobecność osób kluczowych dla projektu z przyczyn losowych lub niezależnych od beneficjenta (tu proszę pamiętać o wcześniejszych uwagach na temat odwoływania z urlopu zatrudnionych przez Waszą firmę osób);
- inna kontrola, jeśli toczy się ona w naszej firmie w tym samym czasie;
Kontrolerami często nie są pracownicy Instytucji Pośredniczącej czy Zarządzającej, która obsługuje dany projekt na co dzień (tj. PARP czy NCBR), ale wybrane podmioty reprezentujące dane jednostki, często będące zewnętrznymi audytorami czy jednostkami regionalnymi działającymi na zlecenie. Warto pamiętać, że w takiej sytuacji zwracamy się ze wszelkimi pismami, wnioskami i innymi sprawami bezpośrednio do kontrolujących. Pozwoli to uniknąć nieporozumień i skróci czas komunikacji.
Specyficzną odmianą kontroli planowej jest wizyta monitoringowa przed pierwszą płatnością przekazywaną w ramach projektu (możliwość jej przeprowadzenia wynika z umowy o dofinansowaniu). Celem takiej wizyty monitoringowej jest w szczególności sprawdzenie zgodności informacji zawartych we wniosku o dofinansowanie ze stanem faktycznym.
- Kontrola doraźna:
Podstawową różnicą pomiędzy kontrolą planową a doraźną jest brak poinformowania beneficjenta o przeprowadzeniu kontroli z wyprzedzeniem.
Kontrola doraźna nie jest stosowana często. Jeśli więc została rozpoczęta w Waszej firmie, warto zwrócić się do nas o pomoc w reagowaniu na przebieg i rezultaty takiej kontroli, ponieważ jest ona stosowana, gdy kontrolująca nas instytucja dowiedziała się o możliwych uchybieniach nieprawidłowościach w realizacji projektu.
Kontrola doraźna zwykle odbywa się wyłącznie w miejscu realizacji projektu.
Kontrola na miejscu, w zależności od instytucji zlecającej, trwa od kilku godzin (NCBR) do około 3 dni, maksymalnie tygodnia (PARP). Kontrola zdalna ma plusy i minusy. Poza oczywistymi zaletami, jak możliwość prac zespołu z każdego miejsca, na pewno warto brać pod uwagę czas, który mamy na udzielenie odpowiedzi. Praktyka wskazuje, że instytucja dokonująca kontroli bywa szczególnie dociekliwa w przypadku kontroli zdalnych.
Sensem kontroli jest to, że w jej wyniku wydawane są zalecenia. Po zakończeniu każdej kontroli (niezależnie od jej rodzaju) sporządzana jest informacja pokontrolna, która zawiera treści dotyczące uchybień czy nieprawidłowości zdiagnozowanych przez zespół kontrolujący oraz szereg zaleceń pokontrolnych, które mają służyć beneficjentowi jako wytyczne do usprawnienia projektu. W terminie 14 dni od otrzymania informacji pokontrolnej beneficjent ma prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do informacji pokontrolnej.
Inne rodzaje kontroli
Kontrola krzyżowa może być stosowana w przypadku beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt dofinansowany ze środków publicznych. W trakcie jej trwania sprawdzane jest, czy zakresy dwóch lub więcej projektów nie nachodzą na siebie w taki sposób, który prowadziłby do podwójnego finansowania, co oznacza objęcie dofinansowaniem tego samego kosztu z kilku różnych źródeł.
Podsumowując, kontrola jest wyzwaniem i powoduje obawy u osób ubiegających się o dotacje. Bywa trudna, ale z profesjonalną pomocą można złagodzić te trudności. W artykule pokazaliśmy Wam kilka praktycznych rozwiązań, które mogą być pomocne, gdy chodzi o terminy i przebieg kontroli.
Dużo więcej można uzyskać analizując poszczególne konkretne przypadki projektów. Jako GRANTS.CAPITAL zapewniamy wsparcie na każdym etapie projektu i w każdym rodzaju kontroli dotacji.
