Kiedy mowa o działalności badawczo-rozwojowej, wielu przedsiębiorców wyobraża sobie laboratoria, naukowców i zaawansowane projekty technologiczne realizowane przez największe firmy na rynku.
Tymczasem praktyka organów podatkowych pokazuje, że działalność B+R występuje w znacznie większej liczbie przedsiębiorstw, niż mogłoby się wydawać.
W ostatnich miesiącach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej po raz kolejny potwierdził możliwość korzystania z ulgi B+R przez firmy prowadzące działalność, która dla wielu przedsiębiorców stanowi codzienność.
Tworzenie oprogramowania jako działalność badawczo-rozwojowa
W interpretacji z 29 maja 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.188.2026.AN) organ podatkowy potwierdził, że działalność spółki informatycznej polegająca na projektowaniu i tworzeniu nowoczesnych rozwiązań programistycznych może stanowić działalność badawczo-rozwojową.
Przedmiotem analizy były m.in.:
- opracowywanie nowych modeli i algorytmów,
- tworzenie dedykowanych mikroserwisów,
- projektowanie niestandardowych integracji systemowych,
- eksperymentalne testowanie różnych rozwiązań technologicznych,
- budowanie nowych architektur systemowych.
Szczególnie interesujące jest stanowisko organu, zgodnie z którym działalność badawczo-rozwojowa nie wymaga tworzenia przełomowych rozwiązań w skali światowej. Wystarczające jest opracowywanie nowych lub istotnie ulepszonych rozwiązań z perspektywy konkretnego przedsiębiorstwa.
Nie tylko branża IT
Podobne stanowisko organy podatkowe zajmują również wobec przedsiębiorstw produkcyjnych i inżynieryjnych.
Za działalność badawczo-rozwojową uznawane są między innymi prace związane z:
- projektowaniem nowych maszyn i urządzeń,
- opracowywaniem prototypów,
- tworzeniem nowych rozwiązań konstrukcyjnych,
- rozwojem procesów technologicznych,
- rozwiązywaniem niestandardowych problemów technicznych zgłaszanych przez klientów.
Co istotne, realizacja projektu na indywidualne zamówienie klienta nie wyklucza możliwości uznania prowadzonych prac za działalność badawczo-rozwojową. Kluczowe znaczenie ma występowanie elementu twórczego oraz konieczność opracowania nowych rozwiązań technicznych.
Wielu przedsiębiorców prowadzi działalność B+R nieświadomie
Powyższe przykłady pokazują, że działalność badawczo-rozwojowa często nie przypomina stereotypowego działu badań i rozwoju.
W praktyce działalność B+R bardzo często prowadzą przedsiębiorstwa, które:
- rozwijają własne produkty,
- tworzą nowe funkcjonalności oprogramowania,
- projektują prototypy,
- opracowują nowe technologie produkcji,
- rozwiązują złożone problemy techniczne klientów,
- tworzą niestandardowe rozwiązania konstrukcyjne lub technologiczne.
W wielu przypadkach przedsiębiorcy przez lata ponoszą koszty działalności badawczo-rozwojowej, nie korzystając jednocześnie z dostępnych preferencji podatkowych.
Jak działa ulga B+R?
Ulga badawczo-rozwojowa pozwala na dodatkowe odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów ponoszonych na działalność B+R.
Oznacza to, że określone wydatki są rozpoznawane podatkowo dwukrotnie:
- pierwszy raz jako standardowy koszt uzyskania przychodu,
- drugi raz jako koszt kwalifikowany w ramach ulgi B+R.
Najczęściej do kosztów kwalifikowanych zaliczane są wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w działalność B+R, składki ZUS finansowane przez pracodawcę, materiały i surowce wykorzystywane w projektach badawczo-rozwojowych, ekspertyzy, opinie oraz wybrane odpisy amortyzacyjne.
W praktyce każde 100 000 zł kosztów kwalifikowanych może przynieść około 19 000 zł oszczędności w CIT. W przypadku przedsiębiorstw ponoszących rocznie 1 mln zł kosztów kwalifikowanych korzyść podatkowa może sięgać około 190 000 zł.
Co więcej, w wielu przypadkach możliwe jest również skorygowanie rozliczeń za poprzednie lata i odzyskanie nadpłaconego podatku.
Ulga B+R jako alternatywa lub uzupełnienie dotacji
Przedsiębiorcy poszukujący finansowania działalności innowacyjnej najczęściej koncentrują się na dotacjach.
Tymczasem ulga B+R może stanowić alternatywne źródło finansowania lub skutecznie uzupełniać pozyskane dofinansowanie.
Dotacje pozwalają sfinansować przyszłe wydatki związane z realizacją projektu. Ulga B+R umożliwia natomiast odzyskanie części kosztów już poniesionych.
Z tego względu oba instrumenty często funkcjonują obok siebie i wspólnie zwiększają rentowność projektów innowacyjnych.
Podsumowanie
Najnowsze interpretacje podatkowe potwierdzają, że działalność badawczo-rozwojowa występuje w wielu przedsiębiorstwach, które nie postrzegają swojej aktywności jako B+R.
Dlatego przed rozpoczęciem kolejnego projektu dotacyjnego warto sprawdzić również, czy działalność prowadzona obecnie lub w poprzednich latach nie daje prawa do ulgi badawczo-rozwojowej. W wielu przypadkach może to oznaczać możliwość odzyskania setek tysięcy złotych nadpłaconego podatku dochodowego.
Jeżeli realizujesz projekty technologiczne, produkcyjne, konstrukcyjne lub rozwojowe, warto zweryfikować, czy Twoja firma kwalifikuje się do ulgi B+R.
