Nieodłączną kwestią ubiegania się, jak i rozliczania pozyskanego dofinansowania jest realizacja postępowań ofertowych prowadzących do wyboru wykonawców i dostawców dla zakupowanych przedmiotów i usług.
Przed przystąpieniem do zamówienia powinno się oszacować jego wartość tj. wysłać maile ze specyfikacją zlecenia/ przedmiotu do potencjalnych wykonawców. Oszacowanie całkowitej kwoty jest niezależne od kwot wpisanych we wniosku o dofinansowanie i niezależnie od nich należy je przeprowadzić. Wskazane w odpowiedzi na wysłane zapytanie przez oferentów kwoty pozwolą na wybór trybu, w którym przeprowadzone zostanie postępowanie. Przy realizacji projektów unijnych wyróżniamy 3 rodzaje trybów dokonywania zamówień. Są to odpowiednio:
Tak zwany ‘zakup z wolnej ręki’ – do 20.000 PLN netto
- Otrzymując od wykonawcy ofertę w kwocie poniżej 20.000 PLN masz prawo dokonać zakupu bez otrzymania ofert od innych firm.
Rozeznanie rynku – od 20.000 do 50.000 PLN netto
- W przypadku gdy suma wartości zamówienia waha się pomiędzy 20.000 a 50.000 PLN powinieneś wysłać przedmiot zamówienia do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, z czego co najmniej 1 powinien przedłożyć ofertę.
Tryb konkurencyjności – powyżej 50.000 PLN netto
- W przypadku, w którym szacując zamówienie otrzymasz wyłącznie wyceny przekraczające kwotę 50.000 PLN wówczas jesteś zobowiązany przeprowadzić zapytanie ofertowe w celu wyboru wykonawcy. Zapytanie musi zostać zamieszczone w Bazie Konkurencyjności przez minimalny okres w wynoszący:
7 dni dla usług (pełnych dni tj. co najmniej 7 x 24 godziny)
14 dni dla robót budowlanych (liczone analogicznie jak w przypadku usług)
Oczywiście zakupów nie można dokonywać od podmiotów. Należy ponadto mieć na uwadze, że jeżeli kilka mniejszych zamówień jest powiązane przedmiotowo, czasowo i podmiotowo (wykonuje je ten sam wykonawca), wówczas powinny one wliczać się do 1 postępowania. Inaczej mówiąc: Zakupując grafiki za 40.000 PLN oraz rendery za 20.000 PLN jesteś zobowiązany zorganizować postępowanie ofertowe na wybór wykonawcy, ponieważ oba zamówienia są powiązane merytorycznie, a ich suma przekracza wspomniane 50.000 PLN netto.
Po przeczytaniu powyższych treści automatycznie nasuwa się pytanie: „po co te wszystkie tryby i szacowania skoro do wniosku wpisane są konkretne kwoty, na które już zostało mi przyznane dofinansowanie?”. Nadrzędnym ich celem jest zapewnienie równych szans udziału w postępowaniach wszystkim potencjalnym wykonawcom na terenie Unii Europejskiej, w taki sposób, aby beneficjent mógł otrzymać najlepszą możliwą cenę. W naszej opinii jest to nieefektywny, przeformalizowany system, który aktualnie mocno uprzykrza życie beneficjentom. Błędy przy zapytaniach ofertowych lub też nieprawidłowy wybór ich trybów opisanych powyżej są przyczyną nakładania korekt obniżających dofinansowanie. Mogą one sięgnąć od 2,5% do 100% wartości dofinansowania na dane zamówienie. W związku z tym postaramy się w przyszłości opublikować oddzielny wpis pod tytułem „Jak nie narazić się na korektę”.
