JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO REALIZACJI I ROZLICZANIA PROJEKTU DOTACYJNEGO

Plan treści:

1. Zmiana nastawienia – realizacja i rozliczenie projektu różni się od codziennego prowadzenia firmy.
2. Przeczytaj dokładnie raz jeszcze…
3. Weź udział w szkoleniu z zakresu rozliczania i zarządzania projektem.
4. Stwórz wykres Gantta, harmonogram prac, zbuduj zespół i podziel zadania.
5. Ustal listę postępowań ofertowych w projekcie.
6. Zaplanuj budżet projektu ze szczególnym uwzględnieniem terminów wnioskowania o zaliczki i płatności refundacyjne.
7. Ustal harmonogram cyklicznych spotkań – monitoring realizacji projektu.
8. Zaplanuj okres trwałości projektu.

Zmiana nastawienia – realizacja i rozliczenie projektu różni się od codziennego prowadzenia firmy.

Decyzja o realizacji jakiegokolwiek projektu dotacyjnego – niezależnie od możliwości i dostępnych źródeł finansowania powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb i strategii rozwoju danego podmiotu. Zebrane informacje pozwolą uzyskać odpowiedź na pytanie czy warto realizować projekt i czy jest on potrzebny. Żaden Wnioskodawca nie powinien „na siłę” składać wniosku o dofinansowanie lub pod presją zewnętrznego podmiotu. Projektu nie wystarczy napisać, kluczowe jest zapewnienie jego realizacji, finansowania i trwałości. 

Kiedy firma przygotowuje się do realizacji nowego projektu czy inwestycji, jej głównym celem jest osiągnięcie przyjętych założeń i efektów. Nie przywiązuje się szczególnej uwagi do błędnego wpisania numeru faktury w tytule przelewu, sporządzenia protokołu odbioru/raportu, przekroczenia terminu zapłaty, późniejszego lub wcześniejszego niż planowano złożenia zamówienia, czy sposobu wyboru dostawcy usług lub towarów.  Wybierane są najkorzystniejsze dostępne opcje w danym momencie czasowym i nikt nie musi składać wyjaśnień, dlaczego tak postąpił. Zwyczajowo nie gromadzi się również dokumentacji potwierdzającej wykonanie każdej czynności.

Przy realizacji projektu unijnego już tak nie jest. W projekcie unijnym należy się wytłumaczyć ze wszystkiego co odbiega od deklaracji złożonych we wniosku o dofinansowanie, a każde podjęte działanie musi być zgodne z obowiązującymi zapisami umowy o dofinansowanie. Beneficjent ma obowiązek gromadzenia dokumentacji w taki sposób, aby zapewnić prawidłową ścieżkę audytu wykonanych czynności.  

Część procedur wynikających z podpisanej umowy dotyczących przede wszystkim wyboru dostawcy, zgłaszania zmian czy gromadzenia dokumentacji – może być nielogiczna, utrudniająca realizację i generujące dodatkowe, niepotrzebne koszty, które każdy przedsiębiorca stara się eliminować ze swojej działalności. 

Z doświadczenia widzimy, że ta część jest dla Beneficjentów najtrudniejsza, gdyż wymaga zmiany dotychczasowego myślenia. 

Należy jednak zrozumieć, że dotacja to nie tylko przywileje w postaci bezzwrotnej pomocy finansowej, ale też obowiązki, które Beneficjent przyjmuje na siebie podpisując umowę o dofinansowanie.

Minusem i dużym utrudnieniem jest fakt, że nie ma przejrzystych, jasnych zasad rozliczania dla wszystkich programów. Mimo wiodącego jednego dokumentu jakim są Wytyczne Kwalifikowalności Wydatków każdy program i opracowane wzory umów różnią się od siebie. Różne są również Instytucje, które zajmują się obsługą projektów i z każdą z nich współpracuje się inaczej. 

Wielokrotnie zdarza się, że te same zapisy wytycznych są interpretowane w różny sposób, a opracowane wzory dokumentów przez jednych pracowników są akceptowane bez uwag, a u innych wymagają zmiany. Podobne sytuacja występują na kontroli – jedni kontrolerzy prowadzą kontrolę 2 godziny, a drudzy 2 dni. Jedni „oszczędzają papier” a inny zabierają kilka ryz wydruków ze sobą.

JAK ZATEM PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO REALIZACJI PROJEKTU I ROZLICZANIA – PONIŻEJ KILKA NASZYCH WSKAZÓWEK I SUGESTII.

Przeczytaj dokładnie raz jeszcze…

• Od momentu złożenia wniosku, do jego realizacji mija kilka, a czasem nawet kilkanaście miesięcy, dlatego przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań niezbędne jest przypomnienie sobie, co zostało zaplanowane i zapisane we wniosku o dofinansowanie (pamiętajmy, że kluczowe są cele, wskaźniki, kosztorys, ale kontrolerzy mają prawo rozliczać Beneficjenta ze wszystkich deklaracji złożonych we wniosku). 

• Kolejnymi ważnymi dokumentami jest umowa o dofinansowanie – zanim zostanie podpisana należy dokładnie zapoznać się z obowiązkami jakie nakłada. 

• Harmonogram/Budżet projektu – jest częścią wniosku o dofinansowanie i wielokrotnie załącznikiem do umowy. To baza, która zawiera wykaz najważniejszych zadań zaplanowanych do zrealizowania w ramach projektu  wraz z terminami na ich wykonanie. 

• Ostatnim priorytetowym dokumentem są Wytyczne Kwalifikowalności Wydatków, które określają ujednolicone warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków w projekcie. 

WAŻNE: Znajomość wniosku i umowy o dofinansowanie jest obowiązkiem każdego Beneficjenta. 

Beneficjent jest stroną umowy o dofinansowanie i to konkretna osoba wskazana w dokumencie rejestrowym do reprezentacji składa swój podpis pod każdym dokumentem, raportem czy wnioskiem przekazywanym do Instytucji i odpowiada za całościową realizację projektu. 

Weź udział w szkoleniu z zakresu rozliczania i zarządzania projektem.

1. Bez względu na to czy skorzystasz przy realizacji projektu z usług firmy zewnętrznej, czy zdecydujesz się na samodzielną realizację przed rozpoczęciem prac, zadbaj o uczestnictwo w szkoleniu. Jeżeli podejmiesz współpracę z firmą zewnętrzną powinna sama je zaproponować, a jeżeli tak się nie stanie zadbaj o to jako Beneficjent. Jeżeli zdecydujesz się na samodzielną realizację projektu wykup szkolenie w firmie doradczej lub zorientuj się czy Twoja Instytucja nie prowadzi takich szkoleń bezpłatnie. 
2. Jeżeli chcesz zminimalizować ryzyko popełniania błędów i korekt finansowych musisz poznać swoje obowiązki wynikające z umowy oraz wytycznych dla prawidłowego realizowania zakupów – szczególnie jeżeli realizujesz pierwszy projekt. Istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo przeoczenia istotnych wymogów po jednorazowym przeczytaniu dokumentacji projektowej i konkursowej.  
3. W szkoleniu powinny brać udział wszystkie osoby, które będą zaangażowane w realizację projektu tj. kierownicy i cała kadra zarządzająca, pracownicy, księgowość, administracja, kadrowe itp. 
4. Decyzja o skorzystaniu z usług wyspecjalizowanej firmy doradczej jest indywidualną decyzją każdego Beneficjenta. Wielokrotnie jest uzależnione od struktury organizacyjnej i posiadanych zasobów ludzkich. Ma na celu przede wszystkim maksymalne odciążenie Beneficjenta z działań formalno-biurokratycznych związanych z realizacją projektu. Firma zewnętrzna jako organ doradczy wspiera Beneficjenta w zarządzaniu i prowadzeniu projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. 
5. Z uwagi na ogrom obowiązków i zadań związanych z prowadzeniem bieżącej działalności realizacja projektu wielokrotnie traktowana jest drugorzędnie przy wykorzystaniu wolnych mocy przerobowych. Beneficjenci nie są świadomi ilości pracy związanej z realizacją projektu i zdają sobie z tego sprawę często dopiero na etapie składania pierwszych wniosków i otrzymywania pierwszych wezwań z Instytucji. Najczęściej wtedy szukają wsparcia w podmiotach zewnętrznych. Wiele projektów udaje się uratować, ale często dochodzi już do zbyt dużych zaniedbań i błędów, które niestety kończą się korektami finansowymi.

Ważne zatem, aby realnie przeanalizować swoje moce przerobowe i zasoby ludzkie, aby ocenić czy własnymi siłami można zbudować zespół projektowy, czy potrzebne jest stałe lub czasowe wsparcie podmiotów zewnętrznych. 

Stwórz wykres Gantta, harmonogram prac, zbuduj zespół i podziel zadania.

Wykres Gantta i harmonogram prac to najprostsze i najbardziej przejrzyste narzędzie do tego, aby wiedzieć kiedy jakie zakup/usługę/zadanie należy zrealizować. 

Kluczowe jest tutaj ustalenie i wyselekcjonowanie osób zaangażowanych w realizację projektu oraz rozdysponowanie zadań między nimi. 

Każdy zaangażowany musi być precyzyjnie poinformowany za co odpowiada i w jakim okresie czasowym – kierownik projektu, manager, firma doradcza, księgowy, kadrowy, osoba z administracji itp.

Jeżeli w projekcie zostały zaplanowane osoby do zatrudnienia, należy odpowiednio wcześniej przeprowadzić cały proces z tym związany, podpisać umowy, przygotować zakresy prac oraz poinformować o obowiązku wypełniania co miesiąc kart pracy. 

Nie należy zapominać o przekazaniu księgowości wytycznych związanych z obowiązkiem prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz sposobie opisywania i przechowywania dokumentacji. Konieczne jest ustalenie obiegu dokumentów projektu zgodnie z polityką rachunkowości.

Jasne ustalenie zasad na starcie jest podstawą sukcesu w projekcie a także solidnym fundamentem pod wspólną, owocną współpracę opartą na wzajemnym szacunku i partnerstwie. Opracowanie Harmonogramów i Wykresu będzie dodatkową motywacją do przypomnienia sobie założeń wniosku na etapie jego przygotowywania. 

WAŻNE: Firma doradcza nie może podejmować decyzji za Beneficjenta może doradzić i pomagać, ale nie ma prawa do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań.  Z naszej perspektywy brak precyzyjnego podziału obowiązków oraz słaby przepływ informacji i komunikacji jest największym problemem w realizacji projektu. Wielokrotnie powtarzane są stwierdzenia „a to ja mam to zrobić…”, „nie mam teraz na to czasu, mam poza projektem masę innych rzeczy do zrobienie, nie wiedziałem, że to będzie takie czasochłonne…”, „ a to Wy tego nie zrobicie, po co Was właściwie wybrałem mieliście rozliczyć projekt…” – aby tego wszystkiego uniknąć należy rzetelnie przygotować się do zbudowania zespołu projektowego. Wielokrotnie osoby zaangażowane do projektu nie znają zakresu swoich obowiązków a czasem nie mają świadomości, że w nim uczestniczą ☹ – nie można zapomnieć, że każda zaangażowana w projekt osoba musi być o tym poinformowana z uwagi na dane osobowe przekazywane do Instytucji (RODO). 

Ustal listę postępowań ofertowych w projekcie.

Wybór wykonawców i dostawców w projekcie jest w naszej ocenie najtrudniejszym elementem rozliczania projektu. Złożoność procedury wynikająca z Wytycznych Kwalifikowalności Wydatków oraz obowiązek komunikacji wyłącznie przez Bazę Konkurencyjności (zamówienia powyżej 50 0000,00 zł netto) nakłada na Beneficjenta szereg formalnych i merytorycznych zadań i obowiązków, które należy w niej uwzględnić. Bezwzględna większość Beneficjentów jednoznacznie stwierdza, że nie zdawała sobie sprawy z ilości pracy i skomplikowania związanego z wyborem najkorzystniejszej oferty. 

W związku z powyższym w celu uniknięcia korekt finansowych, które w dużej większości są wynikiem błędnie przeprowadzonych postępowań, pierwszą czynnością po ponownym zapoznaniu się z wnioskiem i skompletowaniem zespołu projektowego powinny być czynności związane z ustaleniem postępowań ofertowych. 

Najważniejsze kroki:

• Podział wszystkich wydatków na zamówienia zgodnie z wymogami wytycznych (tożsamość, rodzajowa i funkcjonalna; czasowa; podmiotowa),
• Powtórzenie szacowania wartości zamówienia, jeżeli upłynął długi czas od momentu złożenia wniosku i ceny w nim ujęte mogły ulec zmianie (świadomość aktualnych cen rynkowych) lub jeżeli nie zostały zarchiwizowane oferty na podstawie, których wpisano kwoty do wniosku (obowiązek zachowania prawidłowej ścieżki audytu),
• Uszeregowanie zamówień według wartości, 
• Ustalenie listy zamówień o wartości powyżej  50 000,00 zł netto wymagające dokonania wyboru wykonawcy zgodnie z Zasadą Konkurencyjności (Baza Konkurencyjności),
• Ustalenie czy zamówienia powyżej 50 000,00 zł netto będą realizowane w całości czy będą dzielone na części,
• Ustalenie planowanych dat przeprowadzenia postępowań przy uwzględnieniu minimalnej długości ogłoszenia zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności, 
• Ustalenie procedury archiwizacji dokumentacji dla wyboru wykonawcy dla zamówień powyżej 50 000,00 zł (obowiązek zachowania prawidłowej ścieżki audytu),
• Ustalenie procedury archiwizacji dokumentacji dla wyboru wykonawcy dla zamówień poniżej 50 000,00 zł (obowiązek zachowania prawidłowej ścieżki audytu),
• Ustalenie osób odpowiedzialnych za realizację każdego zamówienia.

Zaplanuj budżet projektu ze szczególnym uwzględnieniem terminów wnioskowania o zaliczki i płatności refundacyjne.

Bardzo ważnym elementem dla prawidłowej i spokojnej realizacji projektu jest precyzyjne opracowanie budżetu projektu. Istotna jest tutaj nie tylko znajomość wysokości zaplanowanych do poniesienia wysokości, ale również:

• Wysokość wkładu własnego, 
• Wysokość VAT 
• Planowane daty zakończenia realizacji zadań i wysokość należnych do regulowania zobowiązań wobec dostawców, 
• Terminy składania wniosków o zaliczki wraz z ich wysokością transz oraz planowaną datą wpływu (znajomość terminarza płatności środków europejskich), 
• Terminy składania wniosków pośrednich – czy będą uwzględniały wyłącznie rozliczenie zaliczki czy również refundację – w jakiej wysokości?
• Planowany termin złożenia wniosku końcowego (uwzględnienie opóźnienia w wypłacie z powodu wydłużonej weryfikacji związanej z zamknięciem projektu i ewentualną kontrolą),
• Uwzględnienie przesunięć czasowych związanych z zapłatą podatków i składek związanych z zatrudnianiem pracowników (w ostatnim miesiącu realizacji projektu nakładają się płatności ZUS i US z 2 a czasem 3 miesiące). 

UWAGA:

Jeżeli chcesz otrzymać refundację za całość kosztów związanych z zatrudnieniem danych pracowników i np. zakończenie projektu zaplanowane jest na grudzień 2024, to w takiej sytuacji wniosek końcowy ma być złożony najczęściej do 31.12.2024. Do tego dnia konieczne jest zatem opłacenie wynagrodzenia za grudzień i odprowadzenie składki z nimi związanych. Dodatkowo jeżeli wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane do 10 dnia następnego miesiąca, to w grudniu dojdzie wypłata wynagrodzenia za listopad oraz składki za październik i listopad – do zapłaty w grudniu robi się zatem dość spora kwota bo aż 2 razy wynagrodzenia, 3 razy ZUS i 3 razy US. Warto zatem na starcie projektu zastanowić się, jaki będzie najkorzystniejszy sposób wypłaty wynagrodzenia i okresów zatrudnienia pracowników, żeby na zakończenie projektu nie pojawiły się problemy z płynnością. 

W trakcie realizacji projektu mogą pojawić się różne nieplanowane sytuacje, niemniej jednak zaplanowanie budżetu w oparciu o mądre i dogłębnie przemyślane zakresy prac jest obowiązkiem każdego odpowiedzialnego Beneficjenta.  

WAŻNE: Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zapewnienie 100% środków na finansowanie inwestycji, aby żadna nieprzewidziane opóźnienia nie zakłóciły realizacji projektu. Należy pamiętać, że w większości podpisanych umów o dofinansowanie widnieje zapis o tym, że Instytucja Pośrednicząca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w przekazywaniu środków na rachunek bankowy Beneficjenta wynikające z przyczyn od niej niezależnych, takich jak: braku dostępności środków na rachunkach, z których realizowane są wypłaty dofinansowania; opóźnienia w przekazywaniu płatności z przyczyn leżących po stronie Banku Gospodarstwa Krajowego; wstrzymania lub odmowy wypłaty dofinansowania przez uprawnione instytucje, w tym Komisję Europejską itp. 

Ustal harmonogram cyklicznych spotkań – monitoring realizacji projektu.

✔ Bieżący monitoring postępów wykonywanych prac jest bardzo ważnym elementem w realizacji projektu. Dzięki niemu kontrolowana jest stopień osiągnięcia założonych wskaźników i celów. 

✔ Stała obserwacja umożliwia szybką reakcję na ewentualne problemy i terminowe zgłoszenia konieczności wprowadzenia zmiany do Instytucji lub złożenia stosownego wniosku o aneks. 

✔ Zalecane jest zsynchronizowanie cyklicznych spotkań z czasem składania wniosków o płatność pośrednią (około raz na 2-3 miesiące). 

✔ Są to idealne momenty czasowe, ponieważ każdy wniosek pośredni zamyka pewien okres realizacji projektu. 

✔ Za dany czas konieczne jest zebranie dokumentów księgowych (faktur, rachunków, itp.) oraz załączników potwierdzających poniesienie danego kosztu (potwierdzeń zapłaty, protokołów odbioru, raportów, wyciągów z odpowiedniej ewidencji księgowej a także dokumentacji potwierdzającej wybór danego wykonawcy wraz z podpisaną umową (jeżeli dotyczy)). Konieczne jest opisanie dokumentów księgowych oraz odpowiednie ich zaewidencjonowanie. 

✔ W trakcie cyklicznych spotkań można ocenić postępy prac i zweryfikować powstałą za dany okres dokumentację. 

✔ Systematyczna praca na mniejszej ilości dokumentów zmniejsza ryzyko przeoczenia błędów i braków oraz zapewnia porządek i przejrzystość dokumentacji. Najczęściej u takich Beneficjentów nie ma problemów z kontrolą i terminowością przekazywanych płatności. 

✔ Dodatkowo dobrą praktyką jest bieżące gromadzenie dokumentacji potwierdzającej wykonanie prac za dany okres, np. raportów cząstkowych wraz ze zdjęciami, zrzutami, wykresami itp., które będą stanowiły idealny materiał dla przygotowania raportów okresowych i końcowych. 

Zaplanuj okres trwałości projektu.

Po zatwierdzeniu wniosku końcowego projekt wchodzi w tzw. okres trwałości, którego czas trwania jest ustalony w umowie o dofinansowanie (najczęściej 3-5 lat). Wielokrotnie zakończenie realizacji projektu i wypłata płatności końcowej jest dla Beneficjenta równoznaczna z zamknięciem projektu.

Nie należy jednak zapominać, że okres trwałości jest równie ważny jak okres realizacji. Na ten czas Beneficjent powinien również wyznaczyć osoby odpowiedzialne, które będą czuwały nad jego zachowaniem. Osoby te muszą mieć świadomość zakresu swoich obowiązków i odpowiedzialności wynikających z umowy o dofinansowanie m.in. monitorowanie projektu, składanie oświadczeń trwałości projektu, utrzymanie wskaźników i rezultatów, poddawanie się kontroli, uczestniczenie w badaniach ewaluacyjnych, zgłaszanie do Instytucji wszelkich sytuacji, które mogły mieć negatywne skutki na utrzymanie okresu trwałości itp.  Nie należy zapominać o obowiązku przechowywania i udostępniania Instytucji dokumentacji projektowej. 

WAŻNE: Beneficjent zobowiązuje się zachować trwałość Projektu, o której mowa w art. 71 rozporządzenia nr 1303/2013. Naruszenie trwałości projektu (zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie) może być powodem natychmiastowego wypowiedzenia umowy oraz skutkować koniecznością zwrotu części lub całości otrzymanego dofinansowania. 

Podsumowując, solidne przygotowanie do realizacji projektu dofinansowanego ze środków unijnych jest kluczowym elementem zapewnienia jego skuteczności, efektywności i zgodności z wymaganiami Instytucji finansującej. Pomaga w minimalizowaniu ryzyka oraz zapewnieniu osiągnięcia założonych celów i rezultatów. Jest to proces czasochłonny i pozornie mało istotny jednak z doświadczenia możemy zapewnić, że staranne przygotowanie i narzucenie wysokich standardów procentuje bezproblemowym i płynnym rozliczeniem projektu. 

Pamiętajmy, że realizacja projektu może trwać od kilku miesięcy do kilku lat więc warto zainwestować w dobrą organizację, aby ten czas zaowocował wdrożeniem do Waszych przedsiębiorstw innowacyjnych i dochodowych rozwiązań.