Kiedy zaczynamy poszukiwania wsparcia w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie (czy jakiegokolwiek innej procedury de facto), jedno z pierwszych pytań, jakie sobie zadajemy, brzmi: „Ile czasu będzie potrzebne na przygotowanie wniosku przez firmę doradczą?”. Odpowiedź na to pytanie jest nieco bardziej złożona niż mogłoby się wydawać, ponieważ wiele zależy od rodzaju wniosku, jego złożoności oraz stopnia przygotowania klienta, a także nierzadko – od samej koncepcji projektu. Istotną determinantą jest także firma doradcza, która taki wniosek obsługuje.
Pierwszą najistotniejszą pozostaje jednak coś, od czego zależy czas, dynamizm, zaangażowanie, w szczególności merytoryczne – jest tym termin zakończenia naborów wniosków o dofinansowanie. Załóżmy jednak, że termin ten jest „optymalny” – w branży za optymalny termin uważa się 2 miesiące od rozpoczęcia prac nad projektem.
Niemniej jednak, istnieją pewne ogólne wytyczne, które warto wziąć pod uwagę.
1. Złożoność wniosku
Pierwszym czynnikiem mającym wpływ na czas przygotowania wniosku jest jego złożoność. Wniosek o dotację na niewielki projekt może być przygotowany stosunkowo szybko, podczas gdy aplikacja o dofinansowanie dużego przedsięwzięcia wymagać będzie znacznie więcej czasu i pracy. Złożone projekty często wymagają dogłębnej analizy, przygotowania wielu dokumentów oraz skoordynowania różnych działań, co może znacząco wydłużyć cały proces. Bardzo istotne jest tu odpowiednie modelowanie projektu i zaangażowanie merytoryczne wszystkich zaangażowanych stron (firmy doradczej, przedstawicieli merytorycznych i biznesowych klienta, przedstawicieli partnerów, w tym jednostek naukowej – jeśli dotyczy, etc.).
2. Stopień zaawansowania koncepcji projektu
Kolejnym istotnym czynnikiem jest stopień zaawansowania koncepcji projektu. Im lepiej klient jest przygotowany, a co za tym idzie, w im dalszej fazie koncepcyjnej jest jego pomysł i im więcej informacji oraz dokumentów dostarczy firmie doradczej na początku procesu, tym szybciej będzie można przystąpić do pracy nad wnioskiem. Dlatego ważne jest, aby klient dostarczył wszystkie niezbędne materiały jak najwcześniej i był otwarty na wszelkie pytania oraz sugestie ze strony doradców.
3. Dostępność doradców i harmonogram pracy
Kolejnym czynnikiem wpływającym na czas przygotowania wniosku jest dostępność doradców oraz harmonogram pracy. Firmy doradcze często mają ustalone terminy dla poszczególnych projektów i mogą być zajęte pracą nad innymi zleceniami. Dlatego ważne jest, aby klient skonsultował się z firmą doradczą wcześniej i ustalił optymalny harmonogram pracy, który uwzględni wszystkie niezbędne etapy przygotowania wniosku.
4. Komunikacja i feedback
Ostatnim, ale równie istotnym czynnikiem jest komunikacja między klientem a firmą doradczą oraz feedback na etapie przygotowania wniosku. Regularna komunikacja oraz możliwość szybkiego uzyskania odpowiedzi na pytania czy prośby o dodatkowe informacje znacząco przyspieszają cały proces. Ponadto, konstruktywny feedback ze strony Klienta pozwala na szybką korektę ewentualnych błędów czy nieścisłości, co może zaoszczędzić czas w dalszych etapach.
Podsumowując, czas potrzebny na przygotowanie wniosku przez firmę doradczą może być różny i zależy od wielu czynników. Niemniej jednak, odpowiednie przygotowanie oraz współpraca Klienta z doświadczonymi i profesjonalnymi doradcami mogą znacznie przyspieszyć cały proces i zapewnić sukces wniosku.
Warto mieć świadomość, że każdy wniosek wymaga czasu i staranności, aby był kompletny i konkurencyjny. Dlatego też, przed przystąpieniem do procesu przygotowywania wniosku, warto dokładnie przeanalizować wszystkie jego aspekty oraz skonsultować się z profesjonalistami. Pomimo że czasami proces ten może wydawać się skomplikowany i czasochłonny, odpowiednie wsparcie oraz zaangażowanie mogą sprawić, że osiągnięcie celu stanie się znacznie łatwiejsze i bardziej efektywne.
Pamiętajmy również, że dobra firma doradcza nie tylko pomaga w przygotowaniu wniosku, ale także służy wsparciem na każdym etapie jego realizacji. Dlatego też warto zadbać o to, aby współpraca między klientem a doradcami była oparta na zaufaniu, otwartej komunikacji i wzajemnym zrozumieniu.
W końcu, sukces wniosku zależy nie tylko od samej firmy doradczej, ale również od zaangażowania i determinacji klienta. Dlatego warto podjąć wysiłek i poświęcić czas na odpowiednie przygotowanie, aby ostateczny rezultat był zgodny z naszymi oczekiwaniami i potrzebami.
