PROCEDURA WYBORU WYKONAWCÓW – NAJCZĘSTSZE BŁĘDY

Plan treści:

1. Nowe wytyczne – zmiany
2. Ustalanie wartości zamówienia
3. Najczęściej popełniane błędy w postępowaniach ofertowych
4. Popełniane błędy a korekty finansowe

Nowe wytyczne – zmiany

Zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027:

„…Właściwa instytucja zobowiązuje beneficjenta w umowie o dofinansowanie projektu, a wnioskodawców w regulaminie wyboru projektów – do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny – zgodnie z procedurą określoną w niniejszym podrozdziale (zasada konkurencyjności) …”

Nowe wytyczne wprowadziły ważną zmianę w zakresie udzielania zamówień w stosunku do wytycznych 2014-2020. Została z nich usunięta procedura rozeznania rynku dla zamówień o wartości od 20 000 zł – 50 000,00 zł netto. W projektach, które są realizowane według nowych wytycznych nie maj zatem obowiązku przeprowadzenia rozeznania rynku, jedyną określoną zasadą zostaje zasada konkurencyjności dla zamówień o wartości powyżej 50 000,00 zł netto. 

Warto jednak pamiętać, że dla wszystkich wydatków w projekcie obowiązuje zasada racjonalnego i efektywnego ponoszenia w sposób zapewniający odpowiednią ścieżkę audytu. Zalecane jest zatem kompletowanie dokumentacji potwierdzającej spełnienie tego obowiązku. 

Ustalanie wartości zamówienia

Zasadę konkurencyjności należy stosować dla zamówień, których wartość przekracza 50 000,00 zł netto. Wartość zamówienia ustala się w stosunku do pojedynczego projektu bez względu na to czy realizowane jest kilka projektów o podobnych zamówieniach. 

WAŻNE: Ustalona kwota dotyczy wartości zamówienia, a nie wartości pojedynczego zakupu.

Najprościej ujmując, należy przeanalizować cały kosztorys projektu i utworzyć tzw. grupy zakupowe, które spełniają łącznie 3 tożsamości, pomocne mogą być tutaj kody CPV dla danych wydatków:

• Tożsamość przedmiotowa – to podobieństwo funkcji technicznych i gospodarczych (podobieństwo przedmiotowe lub funkcjonalne zamówienia – nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także tworzących funkcjonalną całość).
• Tamość podmiotowa – możliwość realizacji całego zamówienia przez jednego wykonawcę/dostawcę przy uwzględnieniu podwykonawców (zamówienie bez trudu może być realizowane przez pojedynczego wykonawcę, ponieważ specjalizuje się lub profesjonalnie zajmuje realizacją danego typu zamówień). 
• Tożsamość czasowa – planowana realizacja zamówień w znanym i możliwym do podania czasie (przesłanka ta jest zawsze spełniona, ponieważ określają ją ramy czasowe projektu).

Jeżeli wszystkie 3 przesłanki są łącznie spełnione mamy do czynienia z jednym zamówieniem. 

WAŻNE: Zgodnie z Wytycznymi zabronione jest zaniżanie wartości zamówienia lub podział zamówienia skutkujący zaniżeniem jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedury wyboru wykonawcy.

Szacowanie wartość zamówienia jest kluczowe dla ustalenia prawidłowej procedury wyboru wykonawcy (poniżej lub powyżej kwoty 50 000,00 zł netto). 

WAŻNE: Jeżeli zamówienie obejmuje kilka lub kilkanaście pozycji z harmonogramu, nie ma obowiązku wyboru jednego dostawcy dla całego zamówienia – można podzielić je na części i zrobić kilka osobnych postępowań lub dopuścić częściowe składanie ofert – ważne, aby dla każdego wydatku z danego zamówienia zastosować odpowiednią procedurę, jaka została ustalona dla całego zamówienia (czyli dla każdego wydatku, który składa się na dane zamówienie). 

Najczęściej popełniane błędy w postępowaniach ofertowych

✔ Elementy zapytania ofertowego

Brak wymaganych danych w zapytaniu ofertowym. 

Wytyczne kwalifikowalności wskazują minimalny zakres informacji, jakie musi zawierać zapytanie ofertowe – są to obligatoryjne dane, których brak może być przyczyną uznania postępowania za błędnie przeprowadzonego i skutkować nałożeniem korekt finansowych.

✔ Opis przedmiotu zamówienia

Niedokładnym opisem mamy do czynienia w sytuacji, kiedy Oferenci nie mają podanych wszystkich niezbędnych informacji i muszą kierować dodatkowe pytania do zamawiającego. Niemniej jednak może dojść również do sytuacji odwrotnej, czyli zbyt dokładnego, szczegółowego opisu, z wieloma detalami, który często jest kopią informacji ze strony internetowej sprzedawcy/dostawcy/producenta. Wymogi te wielokrotnie nie są powiązane z realnymi potrzebami Zamawiającego, gdyż mają na celu jedynie świadome ograniczenie czy niezasadne zawężanie konkurencji.

✔ Równoważność

Brak informacji o dopuszczaniu rozwiązań równoważnych. 

W opisie przedmiotu zamówienia co do zasady nie można odwoływać się do konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia czy źródła, a także szczegółowych procesów wskazujących na konkretnego wykonawcę, producenta czy dostawcę. 

Możliwe jest odstępstwo od tej zasady, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia (np. niemożność opisania w wystarczająco zrozumiały i precyzyjny sposób z zastosowaniem obiektywnych cech jakościowych lub technicznych). W takiej sytuacji konieczne jest umieszczenie w opisie zwrotu „lub równoważny” dopuszczającego produkty / usługi równoważne do wskazanych. 

WAŻNE: niewystarczające jest wskazanie zwrotu „lub równoważny” konieczne jest wskazanie zakresu równoważności, który pozwoli ocenić ofertę równoważną pod względem najistotniejszych dla Zamawiającego parametrów/funkcjonalności (np. wskazanie minimalnych wymogów w zakresie kluczowych parametrów). Służy to temu, aby wykonawcy nie mieli wątpliwości, o jakich parametrach oraz na jakich warunkach mogą zaoferować konkretny produkt, aby spełniał on wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.

„istotne jest to, że produkt równoważny to produkt, który nie jest identyczny, tożsamy z produktem referencyjnym, ale posiada pewne, istotne dla zamawiającego, zbliżone do produktu referencyjnego cechy i parametry” (Wyrok KIO z 5.01.2012 r., KIO 2734/11).

✔ Warunki udziału w postępowaniu

Ustalenie warunków udziału w postępowaniu nieadekwatnych do wartości zamówienia, wymagania zbyt wygórowane, przewyższające wartość zamówienia w celu ograniczenia konkurencji. Kluczowe jest ustalenie takich warunków, które będą proporcjonalne i zgodne z zasadą równego traktowania wykonawców. 

Każdy warunek powinien być uzasadniony, precyzyjnie opisany wraz ze sposobem jego weryfikacji, aby żaden z potencjalnych Oferentów nie miał wątpliwości w tym zakresie.

✔ Kryteria oceny ofert

Stosowanie niedozwolonych kryteriów oceny, które służą ocenie oferenta, a nie oferty np. doświadczenie oferenta zamiast doświadczenie osób oddelegowanych do realizacji zamówienia. 

Używanie nieprzemyślanych proporcji wagi danych kryteriów skutkujące brakiem ekonomicznego uzasadnienia dla wybranej oferty np. w wyniku oceny Beneficjent jest skłonny zapłacić 40% wyższą kwotę za kilka dni dłuższą gwarancję lub szybszą dostawę.

Każde kryterium powinno być uzasadnione, precyzyjnie opisany wraz ze sposobem jego weryfikacji, aby żaden z potencjalnych Oferentów nie miał wątpliwości w tym zakresie. 

✔ Warunki zmiany umowy

Brak warunków zmiany umowy skutkujące brakiem możliwości jej aneksowania. 

Wybór wykonawcy zgonie z zasadą konkurencyjności musi zakończyć się podpisaniem umowy z wybranym wykonawcą. Co do zasady w umowie nie jest możliwe wprowadzanie zmian poza wyjątkami określonymi w wytycznych lub na warunkach wskazanych przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, lub we wzorze umowy. 

Brak warunków zmiany umowy (brak możliwości wprowadzenia zmian) może utrudnić realizację zamówienia. Dopuszczalne zmiany powinny być przemyślne i nie zostawić zbyt dużej swobody Wykonawcy, gdyż może się to przełożyć na niestaranne lub nieterminowe wykonanie zamówienia. Dobrą praktyką jest ujęcie w zapytaniu ofertowym również kar umownych, jeżeli takie są planowane. 

✔ Wadium

Ustalanie zbyt wysokiej kwoty wadium i ograniczenie możliwości jego wniesienia. Zamawiający ma możliwość wymagania od Oferenta wniesienia zabezpieczenia. Często wskazywana jest jedna forma np. przelew. Zgodnie z wytycznymi nie można ograniczać możliwości wniesienia wadium, należy dopuścić pełny ustawowy katalog, aby nie ograniczać konkurencji. Kolejnym błędem jest stosowanie zbyt wysokiego wadium – nie powinno przekraczać 1,5% wartości zamówienia (3% powyżej progów unijnych).

✔ Terminy składania ofert

Błędnie obliczone terminy na składanie ofert. 

Wytyczne wskazują, ile wynoszą i w jaki sposób mają być obliczone minimalne terminy na złożenie oferty (obowiązek liczenia terminu od dnia następnego po upublicznieniu oferty). Mimo tego często dochodzi do błędnego ich obliczenia oraz niezachowanie minimalnych wymaganych terminów. Dodatkowo w przypadku wprowadzenia istotnych zmian do zapytania ofertowego lub udzielenie odpowiedzi na pytania kierowane przez Oferentów nie jest wydłużony termin składania ofert o dodatkowy czas niezbędny na przygotowanie oferty na skutek naniesionych zmian, co mogło wpłynąć na ograniczenie konkurencji i mniejszą ilość złożonych ofert.  

✔ Procedura rażąco niskiej ceny

Brak obowiązkowego badania rażąco niskiej ceny złożonych ofert. 

Nowe wytyczne nakładają na Zamawiających obowiązek zbadania czy złożone oferty nie zawierały rażąco niskiej ceny. Dotychczasowe wytyczne dawały Oferentom w tej kwestii dowolność. Obecnie zarówno niezasadne odrzucenie oferty (bez przeprowadzenia procedury) jak i przyjęcie oferty z ceną rażąco niską, może stać się podstawą do naliczenia korekty finansowej.

✔ Sposób złożenia oferty

Przyjmowanie ofert złożonych innym kanałem niż Baza konkurencyjności. 

Nowe wytyczne ograniczyły możliwość składania oferty wyłącznie przez Bazę Konkurencyjności – dotychczas było to możliwe wszystkimi kanałami, jakie dopuści Zamawiający, np. osobiście, mailowo, przez Bazę, pocztą. Aktualnie przyjęcie oferty złożonej poza bazą konkurencyjności (pomimo prawidłowego działania bazy) nie jest już możliwe.

✔ Pytania od oferentów

Brak odpowiedzi na pytania kierowane przez Oferentów. 

Po upublicznieniu zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności każdy Oferent ma możliwość zadawania do niego pytań. Pytania są kierowane przez bazę w celu równego dostępu do informacji dla wszystkich zainteresowanych. 

Co do zasady, Zamawiający ma obowiązek udzielić odpowiedzi na zadane pytania, ponieważ mogą one świadczyć, że zapisy zapytania nie są dla wszystkich jasne i konkretne, co może uniemożliwiać złożenie oferty.  

WAŻNE: Beneficjent nie otrzymuje żadnych powiadomień z bazy o wpływie pytania. Konieczne jest systematyczne logowanie i sprawdzanie bazy. Przeoczenie pytania i brak odpowiedzi mogą być podstawą do uznania celowego działania, które wpłynęło na ograniczenie konkurencji. 

✔ Konflikt interesów

Udzielanie zamówienia podmiotom powiązanym, zmowy przetargowe. 

Obowiązkiem Zamawiającego jest zapewnienie bezstronności i obiektywizmu przy wyborze wykonawcy co za tym idzie unikanie konfliktu interesów:

„Konflikt interesów oznacza każdą sytuację, w której osoby biorące udział w przygotowaniu lub prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia, lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania mają, bezpośrednio lub pośrednio, interes finansowy, ekonomiczny lub inny interes osobisty, który postrzegać można jako zagrażający ich bezstronności i niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia”. (Sekcja 3.2.2.6 Wytycznych 2021-2027). Wytyczne dokładanie precyzują definicję konfliktu interesów. WAŻNE: rozpatrując konflikt interesów należy brać pod uwagę nie tylko definicję powiązań osobowych i kapitałowych, ale także wszelkich stosunków, które budzą wątpliwość co do bezstronności Zamawiającego. Konflikt interesów należy badać na każdym etapie, zarówno wyboru wykonawcy jak i realizacji zamówienia.

✔ Spójność dokumentacji

Niespójność informacji pomiędzy ogłoszeniem w Bazie a załącznikami. 

Załącznikami do ogłoszenia umieszczonego w bazie konkurencyjności są często zapytanie ofertowe, szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, formularze ofertowe, oświadczenia. Często pojawia się niespójność w tych dokumentach w zakresie kryteriów, warunków, opisów, itp. 

Należy bardzo dokładnie zweryfikować wszystkie dokumenty przed ich upublicznieniem. 

Popełniane błędy a korekty finansowe

Żadne szkolenie, żaden artykuł nie są w stanie przekonać Beneficjenta do tego, aby pracę nad postępowaniem ofertowym potraktować priorytetowo jako najważniejszy element formalny rozliczania projektu. Wielokrotnie są to teoretyczne słowa, hipotetyczne sytuacje innych Beneficjentów, którzy trafili na czepialskich kontrolerów. Z naszego doświadczenia wiemy, że najlepszą formą jest wskazanie finansowych strat, jakie realnie może ponieść dany Beneficjent, dlatego poniżej przedstawiliśmy taryfikator najważniejszych korekt finansowych dla konkretnych błędów w postępowaniu ofertowym:

1. KOREKTY 100% 

• nieopublikowanie ogłoszenia w Bazie konkurencyjności, jeżeli przepisy nakładają taki obowiązek,
• sztuczny podział zamówienia w celu uniknięcia obowiązku upublicznienia zapytania ofertowego w bazie konkurencyjności,
• udzielenie zamówienia podmiotowi powiązanemu lub zaburzającemu zasadę braku konfliktu interesów,
• zmowa przetargowa, porozumienia z wybranym oferentem (korekta do 100%),
• nieprzestrzeganie terminu wynikających z wytycznych na składanie ofert oraz brak wydłużenia terminu składania ofert na skutek wprowadzenia istotnych zmian w dokumentach (korekta do 100%),
• nieprawidłowa ścieżka audytu – niewystarczająca dokumentacja lub jej brak (korekta do 100%).

2. KOREKTY DO 25%

• ograniczenie lub opóźnienia w udostępnieniu potencjalnym oferentom dokumentacji zamówienia,
• brak opisu lub niewystarczający opis na temat kryteriów kwalifikacji lub kryteriów udzielania zamówień oraz ich wag co skutkuje ograniczeniem konkurencji,
• zastosowanie dyskryminacyjnych lub nieuzasadnione warunki/kryteria skutkujące ograniczeniem konkurencji,
• kryteria oceny ofert: modyfikacje, zmiany, nieprzestrzeganie skutkujące wyborem nieprawidłowej oferty,
• negocjacje na etapie prowadzenia postępowania ofertowego lub zmiany w ofercie wybranej,
• związki z potencjalnymi oferentami zakłócające zasadę uczciwej konkurencji,
• nieuzasadnione odrzucenie oferty z rażąco niską ceną – brak przeprowadzenia wymaganej procedury lub brak dokumentacji potwierdzającej jej przeprowadzenie,
• modyfikacje przedmiotu zamówienia lub jego części na etapie podpisywania umowy.

3. KOREKTY DO 10%

• nieopublikowanie informacji na temat przedłużenia terminu składania ofert, który został przedłużony w stosunku do pierwotnie wyznaczonego,
• nieprecyzyjny opis przedmiotu zamówienia,

4. KOREKTA DO 5%

• brak uzasadnionego powodu niepodzielenia zamówienia na części, co skutkuje ograniczeniem konkurencji,
• nieuzasadnione ograniczenie podwykonawstwa.

Korekty są to określone kwoty dofinansowania wypłaconego lub zaplanowanego do wypłaty w ramach danego zamówienia. Naliczane są od wartości danego zamówienia (opublikowanego). 

WAŻNE – w zależności od tego, na jakim etapie zostanie wykryta nieprawidłowość (po rozliczeniu wydatków lub przed ich rozliczeniem) zostanie naliczona odpowiednio albo wartość korekty finansowej albo wartość pomniejszenia według wzorów:

Wp = Wkw x W%

gdzie:

Wp – wartość pomniejszenia

Wkw – wartość faktycznie poniesionych wydatków kwalifikowalnych w zamówieniu,

W% – stawka procentowa pomniejszenia określona w tabeli korekt finansowych.

Lub

WK = WKW* WS* W%

gdzie:

WK – wartość korekty finansowej,

WKW – wartość faktycznie poniesionych wydatków kwalifikowalnych w zamówieniu,

WS – wartość finansowania UE określona procentowo (stopa finansowania),

W% – stawka procentowa korekty określona w tabeli korekt finansowych

Podsumowując przypomnijmy najważniejszą zasadę: podpisanie umowy o dofinansowanie nakłada na Beneficjenta obowiązek wydatkowania środków publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami i prawem. Wszelkie odstępstwa od tego obowiązku lub świadome łamanie zasad będzie skutkowało naliczaniem odsetek karnych i brakiem refundacji za poniesione wydatki. 

Brak refundacji lub uznanie wydatku za niekwalifikowalny nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku osiągnięcia celów i efektów projektu. 

Warto zatem solidnie przygotować się do realizacji projektu, aby unikać niepotrzebnych kosztów i strat finansowych, o czym pisaliśmy w naszym wcześniejszym artykule – JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ROZLICZANIA PROJEKTU.