ZOBOWIĄZANIA WYNIKAJĄCE Z PODPISANIA UMOWY O DOFINANSOWANIE

Spis treści, czyli: z tego artykułu dowiesz się:

1. Czy pozytywna ocena wniosku gwarantuje przyznanie dofinansowania?
2. Procedura podpisania umowy o dofinansowanie – przebieg.
3. Zabezpieczenie umowy – w jakim celu jest wymagane i czy jest niezbędne?
4. Zobowiązania wynikające z podpisania umowy o dofinansowanie.

Czy pozytywna ocena wniosku gwarantuje przyznanie dofinansowania?

Niestety nie zawsze. 

Po zakończeniu oceny złożonych wniosków Instytucja udzielająca dofinansowania publikuje listę projektów, które uzyskały pozytywną ocenę. Jednak samo znalezienie się na takiej liście nie jest równoznaczne z  uzyskania dofinansowania. Ostatecznie o jego przyznaniu decydują dwa główne czynniki:

1. Pula środków do rozdysponowania w danym naborze – może zdarzyć się tak, że mimo pozytywnej oceny, nie wystarczy środków na przyznanie dofinansowania wszystkim uprawnionym podmiotom. W takich sytuacjach Instytucja podejmuje decyzję o wyborze projektów, które uzyskały najwyższą liczbę punktów w procedurze oceny do limitu dostępnych środków. Jeżeli istnieje taka możliwość Instytucja może podjąć decyzję o zwiększeniu puli dostępnych środków, nie ma jednak nigdy gwarancji czy uda się pokryć zapotrzebowanie dla wszystkich uprawnionych. 
2. Weryfikacja złożonych we wniosku o dofinansowanie deklaracji na etapie podpisywania umowy –  Instytucja sporządza pismo potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu wraz z informacją o dokumentach niezbędnych do podpisania umowy oraz terminem na ich dostarczenie.  W momencie otrzymania wszystkich wymaganych dokumentów Instytucja rozpoczyna ich weryfikację. W trakcie tej procedury mogą zostać wykryte przesłanki uniemożliwiające podpisanie umowy np. błędnie podany na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowanie status MSP (nie uwzględniono wszystkich powiązań), podmiot znajduje się w trudnej sytuacji finansowej, występują zaległości w opłacaniu należności do ZUS/US. W takim wypadku dany Wnioskodawca zostaje pozbawiony możliwości uzyskania dofinansowania. 

Procedura podpisania umowy o dofinansowanie – przebieg

Po zakończeniu oceny wniosków i upublicznieniu list rankingowych Instytucja przesyła do zakwalifikowanych Wnioskodawców pisma potwierdzające przyznanie wsparcia na realizację projektu. W piśmie przekazuje informację o dokumentach niezbędnych do podpisania umowy oraz terminie na ich dostarczenie. 

Lista dokumentów może różnić się w zależności od konkursu i Instytucji, do najczęstszych można zaliczyć:

• Oświadczenie o statusie MŚP – bardzo ważny dokument, który potwierdza status Wnioskodawcy, wymaga wykazania wszystkich podmiotów powiązanych osobowo i kapitałowo, 
• Oświadczenia o niezaleganiu w płatnościach wobec ZUS i US, 
• Formularz informacji przy ubieganiu się o pomoc de minimis, 
• Oświadczenie o rachunku bankowym dla zaliczki i refundacji – jeżeli Wnioskodawca ubiega się o przyznanie zaliczki musi wyodrębnić rachunek, który będzie dedykowany wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych, 
• Wniosek o nadanie uprawnie do obsługi systemu do rozliczania dotacji, 

• Zaświadczenie o otrzymanej pomocy de minimis za okres ostatnich 3 lat kalendarzowych – Instytucja weryfikuje czy nie został przekroczony limit ustalonej pomocy de minimis należnej jednemu przedsiębiorcy,
• Kopie sprawozdań finansowych za okres 3 zamkniętych lat kalendarzowych, 
• Oświadczenie o niekaralności,
• Oświadczenie o niewykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie. 

Procedura podpisania umowy rozpoczyna się w momencie otrzymania i zweryfikowania przez Instytucję wszystkich wymaganych załączników. 

Podpisanie umowy składa się z kilku formalnych etapów mających na celu zebranie wymaganych podpisów i zabezpieczeń dla skompletowanej dokumentacji.  

Umowa może być podpisana w formie papierowej lub elektronicznej – podpisywanie w drugiej formie jest szybsze i wygodniejsze  

Zabezpieczenie umowy – w jakim celu jest wymagane i czy jest niezbedne?

Warunkiem przekazania dofinansowania jest wniesienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji projektu. Zabezpieczenie składane jest zazwyczaj w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową. Wymagane jest złożenie podpisu przez reprezentanta firmy zgodnie z dokumentem rejestrowym – nie ma możliwości przedstawiania weksla in blanco na firmę!

Weksel jest główną i najczęściej używaną formą zabezpieczenia umowy jednak nie jedyną. Wszystkie dopuszczalne rodzaje zabezpieczeń są zawsze wskazane w umowie o dofinansowanie projektu.

Przy większych projektach może pojawić się wymóg wniesienia dodatkowego zabezpieczenia, np. cesja praw z polisy ubezpieczeniowej, hipoteka, poręczenie, gwarancja bankowa czy zastaw rzeczowy bądź rejestrowy. 

CIEKAWOSTKA: Jedynie podmioty prywatne muszą przedstawiać zabezpieczenie należytego wykonania umowy – obowiązek ten nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych.

Zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie zostaje ulokowane w instytucji udzielającej wsparcia. Jest uruchamiane w przypadku, gdy wezwany do zwrotu dofinansowania Beneficjent nie reguluje swoich zobowiązań. 

Brak złożenia prawidłowego zabezpieczenia jest podstawą do rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia. Zabezpieczenie wnoszone jest najczęściej 14 w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy. 

WAŻNE: Zabezpieczenie obejmuje nie tylko okres realizacji projektu, ale także okres trwałości, który wynika z podpisanej umowy o dofinansowanie. Po tym okresie zabezpieczenie weksel wraz z deklaracją jest zwracany Beneficjentowi lub ulega komisyjnemu zniszczeniu (protokół ze zniszczenia zostaje przekazany Beneficjentowi). 

Zobowiązania wynikające z podpisania umowy o dofinansowanie.

Umowa o dofinansowanie określa zasady udzielenia przez Instytucję Pośredniczącą dofinansowania realizacji Projektu oraz prawa i obowiązki obu Stron z tym związane. Jej przedmiotem jest realizacja projektu zgodnie z opisem ujętym w złożonym i zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.

WAŻNE: Wniosek o dofinansowanie jest obligatoryjnym załącznikiem do umowy o dofinansowanie. Wszelkie ewentualne zmiany we wniosku wymagają zgłoszenia do Instytucji i ich zatwierdzenia a w szczególnych sytuacjach podpisania aneksu. Dotacja w całości lub części może zostać odebrana, jeżeli projekt nie jest realizowany zgodnie z treścią umowy i jej załącznikami.

Podstawowe obowiązki wynikające z zapisów Umowy o dofinansowanie – mogą się różnić w zależności od konkursu i Instytucji: 

• realizacja projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie oraz obowiązującymi przepisami prawa, 
• stałe monitorowanie realizacji Projektu oraz informowanie Instytucji Pośredniczącej o zaistniałych nieprawidłowościach lub rezygnacji z dalszej realizacji Projektu, 
• niezwłoczne informowanie Instytucji o konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie, 
• informowanie Instytucji o wszelkich zmianach prawno-organizacyjnych jakie planowane są w przedsiębiorstwie, 
• znajomość dopuszczalnych trybów i zakresów zmian w umowie,
• przestrzeganie terminów i zakresów prac ustalonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie, 
• terminowe rozliczanie przyznanej zaliczki (jeżeli dotyczy), 
• terminowe składania wniosków o płatność,
• terminowe składanie okresowych raportów z realizacji projektu,
• terminowe złożenie wniosku końcowego, 
• kompletowanie i prawidłowe opisywanie dokumentów wymaganych przy składaniu wniosków o płatność,
• obowiązek wybierania dostawców i udzielania zamówień podmiotom z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i bezstronności w oparciu o obowiązujące zapisy Wytycznych oraz przepisów o zamówieniach publicznych w zakresie w jakim prawo zamówień publicznych ma zastosowanie dla danego Beneficjenta,
• kompletowanie dokumentacji z przeprowadzonego postępowania ofertowego, 
• prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla transakcji związanych z realizowanym projektem, 
• przestrzeganie terminów wskazanych w umowie na udzielanie odpowiedzi na wezwania Instytucji, 
• wykazanie wszelkich przychodów, jeżeli powstały w związku z realizacją Projektu generującego dochód,
• prowadzenie wymaganych działań w zakresie informacji i promocji projektu,
• osiągnięcie zaplanowanych celów i wskaźników projektu w założonych terminach,
• zapewnienie trwałości Projektu,
• przekazywanie do Instytucji wszystkich dokumentów i informacji związanych z realizacją Projektu, których zażąda w okresie realizacji oraz trwałości Projektu, 
• umożliwianie uprawnionym Instytucjom przeprowadzanie wizyty monitorującej, kontroli lub audytu w okresie realizacji a także w okresie trwałości Projektu oraz zapewnienie obecności osób odpowiedzialnych za jego realizację, 
• sposób oraz okres przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją Projektu, 
• znajomość przesłanek stanowiących podstawę do rozwiązania podpisanej umowy o dofinansowanie,
• znajomość sposobu dokonywania zwrotu przyznanego dofinansowania jeżeli Beneficjent zostanie do tego wezwany. 

Ważne: Decydując się na podpisanie umowy Beneficjent przyjmuje na siebie nie tylko korzyści w postaci przyznanej dotacji, ale również obowiązki jakie są z tym związane.