Ścieżka SMART to jeden z najważniejszych instrumentów wsparcia dla firm planujących projekty badawczo-rozwojowe. Zainteresowanie konkursem jest bardzo duże, ale praktyka pokazuje, że wiele wniosków odpada nie dlatego, że pomysł jest słaby, tylko dlatego, że został źle opisany.
Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) przygotowała poradnik dla Wnioskodawców w zakresie najczęściej popełnianych błędach we wnioskach. Poradnik można pobrać tutaj.
Z poradnika PARP wynika, że w poprzednich naborach ponad 60% wniosków odpadło już na etapie oceny kryteriów obligatoryjnych, a najwięcej problemów dotyczyło opisu prac B+R, innowacyjności i zdolności finansowej do realizacji projektu.
To ważny sygnał dla przedsiębiorców, w Ścieżce SMART nie wystarczy mieć dobrego projektu. Trzeba jeszcze umieć go udowodnić, policzyć, opisać i obronić w logice konkursowej. I właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy.
Dobry pomysł to za mało
PARP wprost wskazuje, że najczęściej powtarzające się błędy dotyczą obszarów:
- potencjału wdrożeniowego,
- charakteru B+R,
- poziomu innowacyjności,
- zdolności finansowej,
- wskaźników rezultatu, planu prac i wydatków,
To oznacza, że eksperci patrzą nie tylko na samą ideę przedsięwzięcia, ale przede wszystkim na to, czy projekt jest logiczny, mierzalny, rynkowo uzasadniony i realny do wdrożenia.
1. Najpierw wdrożenie, potem zachwyt nad technologią
Jednym z najczęstszych powodów problemów jest zbyt słabe pokazanie, co wydarzy się po zakończeniu prac B+R. PARP podkreśla, że wielu wnioskodawców nie wykazuje realnych warunków wdrożenia, nie opisuje rynku, nie udowadnia praw do własności intelektualnej, a także przedstawia nierealne prognozy sprzedaży i kosztów.
W praktyce oznacza to jedno: projekt nie może kończyć się na haśle „opracujemy innowację”. Trzeba pokazać, kto ją kupi, dlaczego właśnie ten klient, jaka jest skala rynku, jak wygląda konkurencja, jakie są bariery wejścia i skąd firma weźmie zasoby potrzebne do wdrożenia.
Dobra praktyka jest taka, aby już na etapie wniosku odpowiedzieć na pięć pytań: kto kupi, za ile kupi, dlaczego kupi właśnie to rozwiązanie, jak firma wdroży produkt lub proces oraz na jakiej podstawie prognozuje przychody.
2. Nie wszystko, co nowe w firmie, jest pracą B+R
To drugi wielki obszar błędów. PARP wskazuje, że 60–70% wniosków ma problem z wykazaniem faktycznego charakteru badawczo-rozwojowego projektu. Często przedsiębiorcy opisują zwykłe prace inżynierskie, wdrożeniowe albo rutynowe usprawnienia jako B+R, a to może zdyskwalifikować wniosek.
Kluczowe jest więc rozróżnienie: badania przemysłowe służą zdobyciu nowej wiedzy i umiejętności, a eksperymentalne prace rozwojowe polegają na twórczym wykorzystaniu dostępnej wiedzy do opracowania nowego lub ulepszonego rozwiązania.
To bardzo ważne szczególnie dla firm technologicznych. Dokumentacja konkursowa wprost wskazuje, że do B+R nie zaliczają się m.in. aplikacje IT tworzone na gotowych narzędziach, nowe funkcje w istniejących programach, standardowe kodowanie i testowanie czy debugowanie.
Dlatego opis projektu powinien zaczynać się nie od funkcji produktu, ale od problemu badawczego: czego dziś nie da się osiągnąć, jaka istnieje niepewność technologiczna i jaką nową wiedzę firma chce zdobyć.
3. Innowacyjność trzeba pokazać liczbami
Samo stwierdzenie, że rozwiązanie jest innowacyjne, nie wystarczy. PARP podkreśla, że ponad 60% wniosków ma problem z wykazaniem odpowiednio wysokiej innowacyjności rezultatu prac B+R, ponieważ brakuje porównania do najlepszych dostępnych rozwiązań rynkowych.
Eksperci nie szukają deklaracji, lecz przewagi. Dlatego trzeba wskazać konkretne parametry techniczne, funkcjonalne lub użytkowe i zestawić je z rozwiązaniami liderów rynku. Ponadto, z doświadczenia pracy nad wnioskami w GRANTS.CAPITAL rekomendujemy też, aby zbadać potrzeby grupy docelowej i odpowiedzieć sobie uczciwie na pytanie, czy klient rzeczywiście wybrałby dane rozwiązanie za założoną cenę.
Najlepsze opisy innowacyjności mają wspólną cechę: pokazują przewagę w sposób mierzalny. Nie „lepsza efektywność”, ale na przykład „skrócenie czasu procesu o 25%”, „redukcja zużycia energii o 18%”, „zwiększenie dokładności pomiaru do poziomu X”.
4. Finanse muszą być spójne i udokumentowane
Bardzo częstym problemem jest także brak wykazania zdolności finansowej do realizacji projektu. Typowe błędy to ogólne deklaracje, niespójność między wnioskiem a modelem finansowym oraz brak dokumentów potwierdzających źródła finansowania.
Tu nie ma miejsca na ogólniki. Kwoty wkładu własnego muszą być identyczne z modelem finansowym, a każde źródło finansowania powinno być opisane i udokumentowane. Jeżeli firma planuje finansowanie zewnętrzne, trzeba je wskazać wprost, np. kredyt, pożyczka, leasing. Ważne jest również, że dla każdego źródła należy przedstawić odpowiednie dokumenty, zgodnie z instrukcją do modelu finansowego.
5. Wskaźniki nie mogą być ozdobą wniosku
Bardzo wiele wniosków traci wiarygodność na poziomie wskaźników rezultatu. Najczęstsze błędy to zbyt ogólne wskaźniki, brak wartości bazowej, brak wartości docelowej, brak jednostek miary oraz brak sposobu pomiaru.
To jeden z tych elementów, po których ekspert bardzo szybko widzi, czy projekt został przygotowany profesjonalnie. Wskaźnik ma być weryfikowalny. Ma mieć punkt odniesienia, wartość docelową oraz opis metody pomiaru, najlepiej oparty o normę, raport niezależnej jednostki, kartę charakterystyki albo specyfikację techniczną.
Dobrze przygotowany wskaźnik nie brzmi więc „poprawa wydajności”, tylko raczej: „zwiększenie wydajności procesu z 120 do 155 szt./h, potwierdzone testem odbiorowym według metody X”.
6. Harmonogram B+R musi prowadzić do decyzji, nie tylko do działań
Szczególnie ważne w projektach B+R jest podejście do kamieni milowych. PARP wskazuje, że powinny one być mierzalne i mieć charakter decyzyjny. Innymi słowy: ich osiągnięcie albo nieosiągnięcie musi realnie wpływać na dalszą realizację projektu. „Zakończenie testów” to nie kamień milowy. „Osiągnięcie czułości sensora na poziomie X” – już tak.
Co z tego wynika dla przedsiębiorcy?
Najważniejszy wniosek jest prosty: w Ścieżce SMART nie wygrywają wyłącznie najbardziej ambitne projekty, ale te, które są najlepiej przygotowane pod względem logiki konkursowej.
We wniosku trzeba jasno pokazać, kto konkretnie będzie realizował projekt, jakie ma doświadczenie w danej dziedzinie, ile czasu realnie poświęci na projekt, jaką aparaturą, oprogramowaniem i infrastrukturą dysponuje firma oraz czego jeszcze potrzebuje. Jeśli planowany jest podwykonawca, należy opisać zakres jego prac i uzasadnić wybór albo wskazać minimalne wymagania dla przyszłego wykonawcy.
Bardzo istotna jest kwestia, że przed złożeniem wniosku nie wolno zawierać z podwykonawcami wiążących umów, poza warunkowymi, ani wpłacać zaliczek. Naruszenie tej zasady może skutkować odrzuceniem wydatku, a nawet całego projektu.
Jak przygotować wniosek, żeby nie powielać tych błędów?
Najskuteczniejsze podejście to przygotowanie projektu w odwrotnej kolejności niż robi to wiele firm. Najpierw trzeba uporządkować logikę projektu: problem badawczy, przewagę innowacyjną, sposób pomiaru rezultatu, plan wdrożenia i źródła finansowania. Dopiero potem należy „ubierać” to w opisy w generatorze wniosków.
W praktyce dobrze przygotowany wniosek do Ścieżki SMART powinien:
- pokazywać realny problem technologiczny, a nie tylko potrzebę biznesową;
- udowadniać, że prace mają charakter B+R, a nie rutynowy;
- porównywać rezultat z najlepszymi rozwiązaniami na rynku;
- zawierać mierzalne wskaźniki i decyzyjne kamienie milowe;
- mieć spójny budżet i model finansowy;
- pokazywać realny potencjał wdrożeniowy i organizacyjny.
Wspólnie z GRANTS.CAPITAL opracujesz koncepcję swojego projektu tak, żeby spełnić kryteria konkursowe i skutecznie sięgnąć po dotację na prace B+R.
